Выстраиваем приоритеты: матрица “срочно и важно”
Когда дела наваливаются кучей и мы ощущаем, что вот-вот утонем под их напором, нам очень пригодится инструмент - матрица “срочно/важно”, который поможет нам определить приоритетность наших задач и выстроить самый эффективный для нас порядок действий. Кстати, автором этой матрицы является ни кто иной, как 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр (она так и называется - “матрица Эйзенхауэра”). Поскольку у президента всегда было очень много дел, то он нашёл простое и эффективное решение для выставления приоритетов, решение, которым в менеджменте пользуются уже более чем полвека.
Итак, у нас есть 4 характеристики: срочно, важно, не срочно, не важно. Давайте нарисуем себе таблицу 2 на 2 клетки (можно “рисовать” в воображении) и разделим эти клетки на 4 возможных сочетания этих характеристик:
срочно и важно
не срочно и важно
срочно и не важно
не срочно и не важно
А вот теперь мы подходим к нашей куче дел и начинаем её сортировать на 4 группы:
Первую группу - дела срочные и важные - мы берём себе для выполнения в первую очередь. Это, как правило все экстренные и неотложные дела. Пример такого дела - начальник попросил выполнить срочную работу к заседанию, на котором Вы, как профессионал, будете представлять свой проект. Или вам срочно нужно взять близкого человека к врачу (не дай Бог, конечно).
Вторая группа - важные но не срочные дела - это одна из самых важных групп, так как именно в эту группу попадают наши долгосрочные планы, наши только начинающиеся вопросы со здоровьем, учёба и подготовка к экзаменам, наши программы минимум и максимум. Именно эта группа чаще всего попадает в категорию дел, которые откладываются и откладываются, пока либо не становятся срочными, и тогда мы охаем и ахаем “почему я это не сделал раньше?!!”, либо остаются мечтами, на которые так и не хватило сил. Эти дела требуют самого серьёзного и тщательного планирования, внесения их в распорядок дня и последовательное выполнение. Обратите внимание на эту группу! Это те дела, которые составляют вашу активную жизнь!
Третью группу - срочные и не важные дела - их мы называем “помехи”. Помехи мы постараемся перепоручить, то есть передать на выполнение кому-либо другому, если есть такая возможность. Подготовить ежедневные данные к заседанию, помыть посуду, ответить на телефон, открыть дверь, снять кошку, застрявшую на дереве, принять неожиданных гостей и т.д.
Что же касатся четвёртой группы - “не срочно и не важно” - тут стоит остановиться и подумать: а нужно ли мне вообще это делать? И если ответ “не нужно” - можно смело выбрасывать ненужное дело из кучи. Если же всё таки по какой-либо причине нужно - это то дело, которое можно отложить, вместо чего-то важного, что обычно откладывается. Четвёртая группа - это наши пожиратели времени, отдайте лучше ваше время и внимание тому, что вас продвигает!
Итак, всего 4 параметра и их сочетания: срочно, важно, не срочно, не важно - и у вас уже наметился эффективный порядок приоритетов! Помните, что больше всего внимания стоит уделять тому, что важно, но не срочно - и ваши планы и мечты начнут реализовываться!
Пробуйте, проверяйте на себе!
Автор: Юля Затуловски
